Nhân dịp bước sang một năm công tác mới, cũng là dịp đón mừng năm mới 2018, xin phép được trao đổi đôi điều với các bạn trẻ về một số kinh nghiệm nâng cao hiệu suất làm việc.
Trong giai đoạn hiện nay, các cấp, các ngành, các lĩnh vực công tác đều đang thể hiện rõ quyết tâm và hành động quyết liệt, đẩy mạnh cải cách hành chính, tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước trong hệ thống chính trị. Để đạt được mục tiêu đó, mỗi cơ quan, tổ chức và trước hết là mỗi cán bộ, công chức, người lao động cần phải có nỗ lực đủ lớn, tích cực đổi mới lề lối, tác phong làm việc trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, công vụ của mình. Có nghĩa là, làm sao với quỹ thời gian có hạn, với rất nhiều áp lực khác nhau, chúng ta vẫn có thể đạt được hiệu suất công việc cao hơn.
Chúng ta vẫn thường quan tâm đến việc làm sao xây dựng được phương pháp làm việc khoa học? Vậy, phương pháp làm việc khoa học là như thế nào? Trước tiên, đó là làm việc phải có kế hoạch. Giống như cơ quan, tổ chức phải xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, năm, thậm chí là nhiều năm…để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình thì mỗi cá nhân cũng phải lên kế hoạch thực hiện những công việc được phân công hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…một cách cụ thể với những mục tiêu và thời gian xác định để hoàn thành tốt những công việc đó. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lý thời gian vì nó giúp chúng ta xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc để đạt được năng suất tối đa.
Thông thường, tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, việc khó giải quyết sau. Tuy nhiên, trên thực tế không phải lúc nào chúng ta cũng tuân theo cách thức như vậy, mà cần tùy thuộc vào yêu cầu, tính chất, mức độ cần thiết, quan trọng của công việc mà chúng ta phải thực hiện, hay nói cách khác là cần phải xác định được mức độ ưu tiên của công việc đó. Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng và yêu cầu về mặt thời gian (tính cấp thiết), chúng ta cần xác định công việc theo mức độ ưu tiên. Những việc vừa cấp thiết, vừa quan trọng thì đòi hỏi chúng ta phải quan tâm giải quyết trước; những việc chưa cấp thiết thì bố trí thực hiện sau. Theo đó, khoảng thời gian chúng ta phân bổ để thực hiện những công việc có mức độ ưu tiên cao và những công việc có mức độ ưu tiên ít hơn sẽ có sự khác nhau. Vấn đề ở đây là sự chọn lựa của chúng ta: Nếu là sự chọn lựa đúng đắn và hợp lý thì sản phẩm (kết quả công việc) mà chúng ta tạo ra sẽ có giá trị cao; ngược lại, nếu là sự chọn lựa sai lầm, không hợp lý thì không những sản phẩm chúng ta tạo ra không có giá trị cao mà còn có thể làm hỏng kế hoạch công việc chung của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác, chúng ta phải xác định chính xác việc nào cần làm trước, việc nào làm sau.
Chúng ta thường có câu “Việc hôm nay chớ để ngày mai”, tuy nhiên thực tế vẫn còn không ít người chưa thay đổi được thái độ làm việc kiểu “được chăng hay chớ”, tức là thái độ làm việc không cố gắng, trách nhiệm không cao, không quan tâm đến kết quả công việc; thường trì hoãn công việc mà lẽ ra có thể hoàn thành. Làm việc với trách nhiệm không cao hoặc trì hoãn công việc chính là thủ phạm đánh cắp thời gian và lãng phí cơ hội trưởng thành trong công việc ngay trước mắt chúng ta. Chính vì thế, thay vì lối nghĩ “việc này để ngày mai làm cũng được”, chúng ta nên cố gắng giải quyết công việc nhiều nhất có thể để tránh bị quá tải vào ngày hôm sau. Sự chủ động và quyết đoán trong công việc sẽ giúp chúng ta giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.
Chúng ta cũng thường đề cập đến kỹ năng “làm việc nhóm”– Được hiểu là kỹ năng tương tác (sự phối hợp) giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc trên cơ sở phát huy tiềm năng của tất cả các thành viên. Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là người hoàn hảo; làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Rèn luyện kỹ năng “làm việc nhóm” phải đi đôi với việc luôn giữ được tinh thần tập trung cao độ và làm việc một cách hiệu quả nhất, chứ không phải hiểu theo cách là chúng ta có thể nói chuyện riêng với nhau hay check Facebook, Zalo, nhắn tin, gọi điện thoại... Một người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc sẽ biết cách dành thời gian tối đa để tập trung làm việc có hiệu quả, chứ không phải để làm những điều không thực sự có ích nơi công sở.
Một vấn đề quan trọng nữa, đó là sự “lắng nghe”. “Lắng nghe” là một yếu tố cực kỳ quan trọng giúp chúng ta tạo dựng được mối quan hệ bền chắc và có ý nghĩa to lớn trong quá trình làm việc. Khi biết cách lắng nghe (khiêm tốn, cầu thị, học hỏi), chúng ta sẽ nhận được những ý kiến có giá trị từ đồng nghiệp hay lãnh đạo nhằm thúc đẩy tích cực cho công việc của mình. Chính vì vậy, thay vì chỉ quan tâm đến việc bày tỏ ý kiến của mình mà bỏ qua ý kiến của người khác, hãy tập trung lắng nghe, sàng lọc, lựa chọn để tìm ra cách giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Chất lượng công việc chứ không phải những lý luận dài dòng mới chính là thước đo năng lực của mỗi người. Hiệu suất công việc được tính toán dựa vào cách phân bổ thời gian để hoàn thành công việc theo cách hiệu quả nhất chứ không dựa vào việc chúng ta tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó. Chính vì vậy, sau khi hoàn thành công việc (tốt nhất là vào đầu giờ hoặc cuối giờ làm việc hàng ngày), chúng ta nên tự đánh giá những việc đã làm được, những việc còn thiếu sót, trên cơ sở đó kiểm điểm và rút ra bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công việc của mình trong thời gian tiếp theo.
Mỗi ngày, chúng ta chỉ có 8 tiếng làm việc tại công sở. Do vậy, chìa khóa giúp chúng ta đạt được hiệu suất làm việc tối đa chính là việc ý thức được thời gian sử dụng để thực hiện công việc như thế nào và cách thức làm việc ra sao. Hy vọng những chia sẻ trên đây được các bạn trẻ quan tâm tham khảo./.
Nguyễn Xuân Hồng- Viện KSND thành phố Bắc Giang
Thông tin tuyển dụng, đấu thầu, thanh lý
