3.3. Chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu, chế độ bảo mật

Chế độ quản lý

- Công văn giấy tờ, tài liệu gửi đi và đến phải được đăng ký vào sổ sách văn thư và thực hiện chế độ lưu theo đúng quy định.

- Kiểm sát viên được phân công thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra, kiểm sát xét xử sơ thẩm có trách nhiệm quản lý hồ sơ vụ án, không được để mất tài liệu hồ sơ và thực hiện việc gửi lưu trữ hồ sơ theo quy định. Hết giờ làm việc, phải bảo quản hồ sơ vụ án trong tủ có khoá của cơ quan. Không được đem hồ sơ hoặc tài liệu trong hồ sơ vụ án ra khỏi cơ quan, trừ trường hợp vì lý do công vụ và được sự đồng ý của Lãnh đạo Viện hoặc Lãnh đạo đơn vị kiểm sát điều tra.

Khi chuyển công tác hoặc vì lý do khác phải nghỉ việc, bị thay đổi, Kiểm sát viên phải bàn giao ngay đầy đủ tài liệu của vụ án và những thông tin có liên quan cho Kiểm sát viên được phân công thay thế; việc giao nhận hồ sơ, tài liệu của vụ án phải lập biên bản giao, nhận và đưa vào hồ sơ kiểm sát.

Chế độ bảo mật

- Kiểm sát viên làm nhiệm vụ thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra các vụ án hình sự phải tuyệt đối giữ bí mật về thông tin trong vụ án. Nếu chưa có sự đồng ý của Lãnh đạo Viện thì không được cung cấp tin tức, tình hình, tài liệu, hồ sơ vụ án cho bất cứ người nào trong và ngoài cơ quan.

- Kiểm sát viên phải giữ bí mật ý kiến của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo đơn vị kiểm sát điều tra đã chỉ đạo giải quyết vụ án; không được tư vấn cho bị can, người bị hại, những người tham gia tố tụng khác; không được tiếp bị can, đương sự hoặc người tham gia tố tụng khác trong các vụ án mà mình đang thụ lý ngoài nơi quy định.

- Phiếu đề xuất của Kiểm sát viên, báo cáo thỉnh thị và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đối với vụ án của Viện kiểm sát cấp trên, biên bản họp liên ngành và các văn bản khác không phải là văn bản tố tụng phải được lưu vào hồ sơ kiểm sát, không được đưa vào hồ sơ chính của vụ án.

- Các báo cáo về thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra các vụ án hình sự chỉ gửi tới các cơ quan, đơn vị có liên quan trong nội bộ ngành, không được gửi cho các ngành khác nếu không có yêu cầu của Lãnh đạo Viện. Việc gửi các tài liệu về hoạt động thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra theo yêu cầu của Cấp uỷ Đảng do Viện trưởng Viện kiểm sát cùng cấp quyết định.