Quy định mới về giá trị pháp lý của văn bản điện tử và những điểm mới về công tác văn thư từ 05/03/2020

Ngày 05/03/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư 4.0. Theo đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có những điểm mới về công tác văn thư cần phải chú ý trong quá trình thực hiện như sau:

“Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử: 1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.”

Thứ nhất, điểm mới và nổi bật hơn cả trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP là khái niệm về văn bản điện tử (điểm 4, Điều 3: Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định)và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

     - Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

     - Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

     Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

Đối với hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền:

Thông tư 01/2019/TT-BNV

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: “Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)”.

hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể: Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”. Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen” Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”

Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Với quy định này tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế số loại văn bản và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị, điều này giúp cơ quan tổ chức quản lý văn bản tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung.

Lưu văn bản đi điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng.

Thứ hai, về số lượng văn bản hành chính:Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, từ ngày 05/3/2020, sẽ có tổng cộng 29 loại văn bản hành chính, cụ thể gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, so với quy định trước đây tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bỏ bớt 04 loại văn bản là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

Thứ ba, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhtheo Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính, cụ thể:

- Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Như vậy, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản. Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có sự thay đổi về quy ước viết tắt đối một số loại văn bản, cụ thể:

	Viết tắt theo Thông tư 01	Viết tắt theo Nghị định 30
Bản ghi nhớ	GN	BGN
Bản thỏa thuận	TTh	BTT
Giấy ủy quyền	UQ	GUQ
Giấy giới thiệu	GT	GGT
Giấy nghỉ phép	NP	GNP
Phiếu báo		PB

Về quy tắc viết hoa, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới so với quy định trước đây, cụ thể:

+ Viết hoa vì phép đặt câu: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. (Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”); viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng).

+ Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. (Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Thủ đô Hà Nội

+ Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. (Trước đây Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định viết hoa đối với trường hợp này)

+ Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán. (Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa đối với cả tên các ngày tiết như  tiết Lập xuân; tiết Đại hàn).

+ Bỏ quy định cả việc viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái; tên gọi ngày lễ tôn giáo.

Thứ tư,về trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo, ban hành văn bản: trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật  về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”.  Như vậy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, của người soạn thảo văn bản.

Mặt khác, về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm trên thuộc về: Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm trên là của: “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”.

Thứ năm, về ký ban hành văn bản:tại khoản 6 Điểu 13 Nghị định  này quy định rõ khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai (Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…); Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số theo quy định tại khoản 7 Điều 13 Nghị định này thì vị trí hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30.

Đối với việc ký thừa lệnhNghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay (Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng như Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay).

Thứ sáu, sao văn bản:trước đây theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao. Khắc phục khuyết điểm này của những văn bản trước đây, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể, rõ rang giữa các loại bản sao văn bản hành chính như sau:

Hình thức bản sao	Sao y	Sao lục	Trích sao
Khái niệm	“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.	“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.	“Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Hình thức	Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy; sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.	Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy; sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.	Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
Cách thức thực hiện	- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.	Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.	Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Lưu ý: Về giá trị pháp lý, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao có giá trị pháp lý như bản chính.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định thêm về thẩm quyền sao văn bản, cụ thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. (Trước đây không quy định nội dung này).

Thứ bẩy,về đính chính văn bản hành chính và thu hồi văn bản: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định việc đính chính văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức kỹ thuật bằng “văn bản hành chính” dẫn đến không thống nhất trong việc ban hành văn bản, mỗi cơ quan, tổ chức đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành công văn… Để khắc phục hạn chế này, khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định mới về việc thu hồi văn bản, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận  có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

Thứ tám, về kinh phí cho công tác văn thư: điểm mới là trongNghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Nguyễn Văn Tuấn- Văn phòng, Viện KSND tỉnh Bắc Giang