Hiệu quả từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác của Phòng 7

Thực hiện Kế hoạch số 01/KH-VKS ngày 15/01/2020 của Viện KSND tỉnh Bắc Giang về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công tác chuyên môn và để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cùng với việc thực hiện cải cách tư pháp thì vai trò của công nghệ thông tin là không thể thiếu và có ý nghĩa hết sức quan trọng góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm sát, tăng cường năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đơn vị.

Nhận thức được ý nghĩa tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ngành kiểm sát nhân dân, Phòng 7 đã tham mưu Lãnh đạo khối xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên một số khâu công tác như sau:

Đối với các hoạt động công tác chung của Phòng 7:

Quản lý tập trung việc duyệt văn bản của Phòng 7 với đồng chí Lãnh đạo Viện là trưởng khối trong một thư mục bảo mật và chỉ có đồng chí trưởng khối và các cán bộ trong phòng mới có thể truy cập được. Mỗi đồng chí có một thư mục riêng trong thư mục đó và đưa văn bản cần duyệt vào thư mục của mình. Sau khi văn bản được duyệt sẽ được in ra và trình ký. Việc quản lý như vậy sẽ thuận lợi cho công tác một cách nhanh chóng, lãnh đạo có thể xem ngay nội dung khi cán bộ thực hiện gửi văn bản vào thư mục và chỉnh sửa trực tiếp trên văn bản đó. Qua đó thể hiện rõ ý kiến của lãnh đạo trong việc thực hiện và triển khai văn bản mà không phải duyệt lại nhiều lần. Ngoài ra, việc thực hiện như vậy còn tiết kiệm được chi phí in ấn hơn với việc các cán bộ in văn bản ra trước khi duyệt vì có thể còn lỗi sai hoặc chưa đúng ý của lãnh đạo và có thể phải in ấn lại nhiều lần.

Đặc biệt, đối với những báo cáo, đề xuất giải quyết vụ án của các Kiểm sát viên thì đồng chí Trưởng khối có một thư mục bảo mật riêng để quản lý và duyệt các báo cáo, đề xuất này. Việc đó nhằm đảo bảo nội dung liên quan vụ án của từng Kiểm sát viên là bảo mật và chỉ có đồng chí Trưởng khối và Kiểm sát viên giải quyết vụ án đó mới biết được.

Ảnh minh họa

Đối với việc thực hiện chức năng kiểm sát hoạt động tư pháp:

Phòng 7 đã xây dựng hệ thống sổ của phòng trên máy tính bằng phần mềm Excel gồm các Sổ theo dõi thời hạn như sau: Gửi Hồ sơ có Kháng cáo, Kháng nghị của Tòa án cấp sơ thẩm đến Tòa án cấp phúc thẩm; Gửi Bản án, Quyết định phúc thẩm của Tòa án tỉnh Bắc Giang đến Viện KSND tỉnh; Viện kiểm sát, Tòa án cấp sơ thẩm, gửi bản án đến Viện KSND tỉnh Bắc Giang; Theo dõi các vi phạm của các cơ quan tố tụng: Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án.

Các sổ này đã được đưa vào sử dụng và phát huy hiệu quả rõ rệt bằng việc tự động tính toán thời hạn theo các quy định tại Bộ luật TTHS đảm bảo chính xác 100% và không có sai số kể cả việc ngày hết hạn rơi vào ngày nghỉ thì thời hạn sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều so với cách làm cũ là đếm từng ngày theo lịch. Hơn nữa, các sổ này có thể lọc theo tháng, theo quý, theo năm, theo đơn vị giúp theo dõi và thực hiện lấy số liệu phục vụ việc ban hành kiến nghị và một số loại báo cáo một cách nhanh chóng mà không phải mở sổ theo dõi bản giấy như cũ. Các sổ này đều được đưa vào thư mục nội bộ của phòng như đã trình bày ở trên để Lãnh đạo Viện và lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi một cách trực quan và có những nhắc nhở, chỉ đạo kịp thời.

Đối với công tác văn phòng:

Phòng 7 đã xây dựng một số Sổ như sau:

Sổ Thụ lý với tính năng theo dõi số liệu tất cả các chỉ tiêu nghiệp vụ của Phòng nhằm thuận tiện cho việc lọc, tra cứu số liệu để xây dựng báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo năm, bất kỳ thời điểm nào nhằm mục đích phục vụ các loại báo cáo và thi đua như: tổng thụ lý, tổng mới, tổng giải quyết (trong đó xét xử bao nhiêu, đình chỉ xét xử bao nhiêu), tổng kháng nghị,… khi cần theo dõi chỉ tiêu nào vào thời điểm nào thì chỉ một vài thao tác là có thể xem được một cách dễ dàng.

Sổ theo dõi thời hạn giải quyết các vụ án với tính năng tính thời hạn theo từng ngày và khi gần hết hạn sẽ có thông báo bằng màu sắc để cảnh báo một cách trực quan và khi vụ án được giải quyết cũng được đánh dấu để phân biệt một cách rõ ràng. Sổ này giúp cho lãnh đạo Viện và lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi tiến độ giải quyết vụ án, khi gần hết hạn có thể đôn đốc nhắc nhở kiểm sát viên giải quyết vụ án đó.

Sổ Phân công Kiểm sát viên giải quyết vụ án và sổ lấy số Thông báo kết quả giải quyết vụ án một cách tự động. Các sổ này đều được lưu trong thư mục của Phòng 7 và các cán bộ trong phòng cùng vào để lấy số.

Hiệu quả từ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc:

Thứ  nhất, quản lý chặt chẽ công việc có hiệu quả, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành bằng việc theo dõi các sổ được mở qua đó lắm được tình hình giải quyết các vụ án của kiểm sát viên, từ đó có thể đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.

Thứ hai, tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Các kiểm sát viên phụ trách mảng công việc như theo dõi vi phạm của cơ quan tòa án chỉ cần nhập thời gian ra bản án và thời gian Phòng 7 nhận được bản án thì sổ sẽ tự sinh ra bản án đó là đúng hạn hay quá hạn bao nhiêu ngày.

Thứ ba, nâng cao kiến thức, kỹ năng của cán bộ, Kiểm sát viên. Các cán bộ trong phòng được nâng cao kiến thức, kỹ năng sử dụng phần mềm Excel là một trong những phần mềm rất tiện ích của bộ Office, từ đó có thêm những ý tưởng mới về cách quản lý công việc và tự mình sẽ thực hiện được trong tương lai./.

Phạm Thành Quý- Phòng 7, Viện KSND tỉnh Bắc Giang